في إدارة الحسابات تبقى شاشة الترحيلات
هي شاشة لا بتم التأثير على حسابات الأستاذ العام إلا بعد الدخول إليها وترحيل العمليات التي تمت في الإدارات المختلفة للنظام , وسنلاحظ أن هذه الشاشة تنقسم إلى أربعة أقسام حسب الإدارات الأربع, القسم الأول إدارة الحسابات, القسم الثاني إدارة المخزون, القسم الثلث إدارة المشتريات القسم الرابع إدارة المبيعات
عند ترحيل القيود نختار نوع القيد والانتقال بالتاب بالكيبورد يظهر السند ننقر عليه مرتين ثم ترحيل.
في السندات نكتب رقم الصندوق ونتقل بالتاب ثم نقرتين على الرقم ثم ترحيل.
في أوامر التوريد ننقر نقرتين على أمر ثم ننقر مرتين على الرقم ثم ترحيل وهكذا في بقية الشاشات, ويجب أن نستعرض الشاشات شاشة تلو الأخرى وترحيل كل السندات فيها.
تقارير إدارة الحسابات
هي شاشة يتم الدخول إليها لإظهار العمليات التي تمت في إدارة الحسابات وإظهار العمليات التي تمت أيضاً في إدارة أخرى على شكل قيد يومية. ونستطيع إظهار قائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وإظهار كشوفات الأستاذ العام لعميل أو مورد أو حساب فرعي سواء كان الحساب رئيسي أو فرعي. ويجب عليك الدخول إلى هذه الشاشة واختيار أي خيار تريد البحث فيه.
إدارة المخزون
هي إدارة تُعنى بمراقبة مخزون الكميات وتكلفتها ,ويستخدم المخزون غالباً في أي محل أو شركة تعتمد على المخزون السلعي في عملية البيع والشراء, أما شركات الصرافة والبنوك التجارية فتستخدم المخزون لمراقبة أدوات النظافة وصرفها بأمر صرف مخزني بسعر التكلفة.
في إدارة المخزون سأتحدث بشكل أكثر عن كل العمليات من حيث إضافة المجموعة والأصناف والتوريد والصرف ومردود التوريد والتحويل المخزني
قبل أن تبدأ لابد أن تضع خطة تمشي عليها في إضافة المجموعات والأصناف وأيضا اختيار طريقة احتساب التكلفة الوارد أولا أو أخيراً أو المتوسط وسنخطو بخطوات بطيئة لشرح الشاشات المختلفة في إدارة المخزون:
أظهار تكلفة الصنف المركب عند التكوين: يستخدم هذا الخيار في حالة تركيب سلعة من عدة سلع ويقوم النظام بإظهار الإجمالي للسلعة وتكلفة القطع المضافة إليها وسنمر فيما بعد على مراحل تركيب الأصناف.
إخفاء أعمدة التكاليف في أمر الصرف وفي أمر التحويل المخزني:معروف أن الصرف والتحويل بسعر التكلفة فقط وعند التأشير على هذين الخيارين يخفي النظام التكلفة من الشاشة كي لا يطلع أحد على تكلفة الصنف أي سعر الشراء.
استخدام نسبة التخفيض الثانية للصنف: هذا الخيار يظهر في شاشة المبيعات ستخدم في حالة إذا أردت التخفيظ للصنف مرتين في المبيعات.
التعامل مع الحد الأعلى والأدنى لسعر البيع: هذا الخيار يستخدم في شاشة التسعيرة لتقييد العامل بعدم تجاوز مبلغ البيع بالزيادة أو النقص إلا حسب المبلغ المحدد له.
السماح بحذف الصنف مع التسعيرة: هذا الخيار يسمح لي بحذف الصنف وسعره من شاشة التسعيرة فقط ولا يسمح لي بحذف الصنف من المخازن إذا تحرك وفيه كمية.
إظهار تكلفة الصنف أليا في التوريد المخزني
التحديث الآلي لأسعار الأصناف في بيانات التوريد
هذا الخيار عند شراء صنف وإدخاله في أمر التوريد يظهر معي التكلفة السابقة وعند الإشارة علي خيار التحديث الآلي يظهر آخر سعر شراء لهذا الصنف وهو خيار رائع يتم من خلاله مقارنة سعر الشراء اليوم مع سعر الشراء السابق لهذا الصنف.
احتساب تكلفة الجزئي في أمر التوريد: يقوم المستخدم بتوريد الكميات الجزئية ويقوم النظام باحتساب تكلفة الكمية الجزئية فقط.
التخصيم من أقدم تاريخ انتهاء عند الترحيل من نظام الباركود
عند استخدام صنف سلعي واختيار تواريخ الانتهاء عند استخدام نظام الباركود يقوم النظام الخصم من البضاعة التي ستنتهي قريبا وعليك أن ترتب البضاعة في المخازن حسب تاريخ الانتهاء.
مراقبة عدد مرات الطباعة في العمليات المخزنية لمراقبة عدد المرات التي تم طباعة عملية في إدارة المخازن.
طريقة احتساب التكاليف: أي شركة تختار الطريقة التي تناسبها فطريقة الوارد أولا صادر أولاً احتساب التكلفة حسب الأسعار المورد فيها الصنف آخر مرة
المتوسط المرجح: احتساب الأسعار المختلفة لتوريد صنف وقسمته على الكميات الموجودة
الوارد أخيراً صادر أولا أي احتساب تكلفة الصنف حسب الوارد أول مرة.
عدم استخدام التكاليف: أي لا يهم أي طريقة من الطرق الثلاث السابقة ولا يفعل النظام للقيد التكاليفي .
استخدام الكميات السالبة: أي بيع كمية غير موجودة وستأتي سابقا وعند اختيار هذا الخيار يقوم النظام بالتأشير على خيار عدم استخدام التكاليف لأنك تبيع شيئ لا تعرف بكم ستشتريه بعد ذلك.
استخدام الصنف المركب :أي استخدام الأصناف المركبة التي تتألف من عدة قطع وبيعها صنف واحد.
دروس سابقة:
أنواع الأصناف
يتم الدخول إلى هذه الشاشة لإضافة الصنف سلعي أو خدمي وغالباً ما يتم الدخول إلى هذه الشاشة لتهيئة الصنف الخدمي والفارق بين الصنف السلعي والخدمي أن الصنف السلعي يورد ويباع أما الخدمي لايمكن أن يورد ولكن يباع فقط كخدمات الصيانة والاستشارات وغيرها.
يتم إضافة ونوع الصنف 1 الاسم سلعي ثم حفظ مباشرة.
يتم إضافة ونوع الصنف 2 الاسم خدمي ثم التأشير على خدمي ثم حفظ .
عملية المخزون
نضغط رمز التعديل ونختار العملة ريال أو دولار ثم حفظ.
عملية التسعيرة
نضغط رمز التعديل ونختار العملة ريال أو دولار ثم حفظ.
أنواع أوامر التوريد
هي شاشة اختيارية يتم إضافة نوع الشراء آجل أو نقد أو شراء لمناقصة حسب أنواع أوامر الشراء التي تراها مناسبة في عملك وتظهر في أمر التوريد المخزني يتم الاستفادة منها في التقارير لإظهار كم تم الشراء من كل أمر.
أنواع أوامر الصرف
أنواع أوامر الصرف: أمر الصرف المخزني بسعر التكلفة يستخدم لصرف كميات وعدم الحصول على ربح مثلاً مجاني, دعاية,للموظفين,تالف….. وهذه الشاشة اختيارية يُستفاد منها بالتقارير للحصول على إجمالي مبلغ ما تم صرفه لك نوع.
أنواع أوامر التحويل
أنواع أوامر التحويل: أمر التحويل المخزني بسعر التكلفة يستخدم لصرف لتحويل كميات من مخزن إلى آخر بنفس الشركة وهذه الشاشة اختيارية يُستفاد منها بالتقارير للحصول على إجمالي مبلغ ما تم تحويله لك نوع للبيع أو التخزين أو أي نوع تراه.
الوحدات المخزنية
الوحدات المخزنية هي الحبة والكرتون والمتر واللتر والكيلو والطن والشوالة حسب ما تقوم ببيعه حبة أو بالكرتون. إضافة الاسم حبة الرمز حبة وحفظ وهكذا يتم إضافة بقية الوحدات المخزنية.
شاشة بيانات المجموعات
هي شاشة يتم الدخول إليها من المدخلات الأساسية في إدارة المخزون لتقسيم المخزون السلعي إلى مجموعات عدة كمجموعة الحليب ومجموعة الشوكلاتة والعصيرات وغيره.
يتم عمل إضافة وإنزال كل الحسابات في الشاشة بالضغط على F9 والتأكد أن الحساب مدخل في الدليل المحاسبي من قبل ويفضل أن تقوم بفتح حساب مبيعات ومردودات وتكلفة مبيعات وغيره كل مجموعة حساباتها مستقلة عن المجموعة الأخرى لتستفيد من ذلك بالتقارير عندما تريد عمل دراسة لكل مجموعة هل تختلف بالمبيعات والمردودات عن الأخرى.
يفضل أن يكون التسلسل تلقائي وتضمين رقم المجموعة برقم الصنف اضغط من شاشة بيانات المجموعات تهيئة المجموعة ثم اختيار حسب الموضح بالشاشة.
بيانات الأصناف
شاشة بيانات الأصناف: هي شاشة يتم من خلالها إضافة الأصناف إلى المجموعة المضافة مسبقا من بيانات المجموعات
اضغط على إضافة رقم المجموعة…. رقم الصنف يظهر تسلسلي أو أي رقم ممكن تضيفه….اسم الصنف …نوع الصنف….الوحدة….ثم حفظ وإضافة مرة أخرى لإضافة الصنف التالي وبقية الخيارات ستفهمها بمجرد قراءتها.
مكونات الأصناف المركبة
هذه الشاشة هي من ضمن خطوات عمل صنف مركب أي صنف من عدة أصناف هذا في حالة كان معي قسم تركيب عند شراء كل قطعة من الجهاز من مكان مختلف وبيعه كصنف واحد مثلا الكمبيوترات تتكون من الشاشة والجهاز والكيبورد والماوس وغيره سأشرح كل ذلك بالعمليات المخزنية.
بيانات المخزن
هذه الشاشة إجبارية يتم من خلالها إضافة رقم المخزن واسمه أما بقية الخيارات اختيارية, لا يمكن عمل توريد إلا بعد إضافة المخزن. ويمكن إضافة وإضافة مخزن آخرة أوعدة مخازن حسب الموجود بالواقع.
بيانات الرفوف
هي شاشة يتم فيها تقسيم المخزن إلى رفوف وماذا يحتوي الرف من مواد كما في الشاشة, وتستخدم الرفوف غالباً في الصيدليات أو في المحلات التي تبيع القطع الصغيرة كقطع الغيار.
شاشة تخزين الأصناف-الأرصدة الافتتاحية للأصناف:
هذه الشاشة تستخدم إذا كان هناك مخزون افتتاحي للكميات أما إذا كانت الشركة جديدة فلا تستخدم هذه الشاشة وإنما تستخدم التوريد والشراء مباشرة كشاشة الأرصدة الافتتاحية في إدارة الحسابات المشروحة سابقا.
قم بعمل إضافة وكتابة رقم الصنف لحالة من إلى رقم صنف معيين هذا في حالة إذا أردت ادخال الأرصدة لبعض الأصناف أما إذا أردت ادخال الأرصدة الافتتاحية لأصناف المجموعة فتقوم بكتابة رقم المجموعة وكتابة رقم المخزن من إلى وهناك على يمين الشاشة أو يسارك صورة ملف أصفر يعني انزال الأصناف اضغط عليه ستلاحظ الأصناف نزلت اكتب في خانة مخزون الافتتاح الكمية وبجانبها تكلفة الشراء أو متوسط التكلفة ثم حفظ, انظر إلى الشاشة لتستعين بها على تطبيق هذه الشاشة
لتعديل صنف معين اضغظ على بحث رمز العدسة -اكتب رقم المجموعة ثم اضغط على رمز الملف الأصفر ثم اضغط على تعديل رمز القلم وعدل الكمية أو السعر ثم حفظ يسمح لي النظام بالتعديل قبل عمل أي حركة على الأصناف أي بداية السنة ولابد أن يتم ادخال الكميات الافتتاحية والأسعار بحرص.
ملاحظة: قيمة الأصناف لابد أن يتم ادخالها في شاشة الأرصدة الافتتاحية في إدارة الحسابات في مخزون الألبان لأن الحساب لايتأثر بقيمة الأرصدة الافتتاحية بل يتأثر بالعمليات الأخرى كالتوريد والشراء والبيع.
شاشة التسعيرة
هي شاشة ليست إجبارية ولكن مهمة في ادخال سعر البيع فعند إدخال الأصناف في فاتورة المبيعات والكمية يظهر السعر آلي حسب المدخل في هذه الشاشة.
يتم انزال الأصناف اضغط على إضافة اكتب رقم المجموعة واضغط على اظهار الجميع ستظر لك شاشة هل تريد حفظ البيانات اضغط (لا) ستنزل الأصناف وبجانبها سعر التجزئة والجملة والخاص اكتب الأسعار ثم حفظ.
كيف يتم تعدل سعر البيع لصنف تم تسعيره مسبقا:
اضغط على تعديل –اكتب رقم المجموعة واضغط رمز العدسة بحث ستظهر رسالة اضغط لا وعدل السعر المراد تعديله ثم حفظ.
شاشة تغيير الأسعار
تستخدم هذه الشاشة لتغيير الأسعار بنسبة % اضغط على تعديل اكتب رقم المجموعة أو يمكن تغيير السعر لصنف معين اضغط على التسعيرة اختار التجزئة بدلا من كتابة المجموعة اكتب من الصنف رقم …..إلى … اكتب نفس رقم الصنف النسبة اكتب مثلا 10 سيعتبرها عشرة في المائة ثم حفظ ستلاحظ أن سعر التجزئة لهذا الصنف قد تغير.
عمليات إدارة المخزون
سنتعرف على كل شاشة وما الفائدة من كل شاشة وكيفية عملها بضرب مثال وتطبيقه لتستفيد أفضل.
التوريد المخزني: هي شاشة يتم من خلالها إدخال الكميات إلى المخازن بتكلفة نهائية فبمجرد حفظ التوريد المخزني بعد ادخال الكميات يتأثر المخزن بالزيادة.
نضغط على إضافة واكتب رقم الحساب الصندوق إذا كان التوريد نقداَ أو رقم حساب المورد إذا كان التوريد آجل اختار رقم المخزن الذي ستورد إليه الكمية ومركز التكلفة إذا كان إجباري ادخل اسم الصنف وكميته وسعر الشراء اكتب البيان أسفل القائمة ثم حفظ, ستلاحظ أن الكمية زادت في المخزن بمجرد الحفظ
اذهب إلى الترحيل في إدارة الحسابات ترحيل أوامر التوريد وا ضغط مرتين على أمر ثم ترحيل المخزن بمجرد الحفظ.
الصرف المخزني
كما تحدثنا من من قبل أمر الصرف المخزني لصرف كمية بسعر التكلفة كالكمية التالفة والمجاني والدعاية ……الخ يتم فتح حساب بالدليل مصروف ونكمل كما في الشاشة.
من إدارة الحسابات ترحيل ثم اذهب إلى اليومية العامة كما في الشاشة التالية:
ملاحظةـ اذهب الى الترحيل لتتأثر حسابات الأستاذ العام, أما الكمية تتأثر بالنقص بمجرد الحفظ.
مردود التوريد المخزني
يستخدم لإرجاع كمية تم إدخالها إلى المخازن بأمر توريد مخزني ككمية مخالفة للمواصفات المطلوبة أو لأي سبب آخر.
إضافة ثم اكمل البيانات كما في الشاشة ثم اذهب الى الترحيل لتتأثر حسابات الأستاذ العام, أما الكمية تتأثر بالنقص بمجرد الحفظ.
أوامر تركيب الأصناف المركبة
هي شاشة تستخدم لتركيب الأصناف التي يتم تركيبها في المخزن وبيعها صنف واحد
خطوات الصنف المركب
- إضافة الصنف المركب في بيانات الأصناف والتأشير على خيار صنف مركب لهذا الصنف فقط جهاز الكمبيوتر.
بقية الأصناف كل صنف لحاله الشاشة والماوس والكيبورد والسلك والسماعات مع ملاحظة أن اسم جهاز كمبيوتر هو الصنف المركب فقط لأنها شامل لكل هذه الأصناف.
- توريد الأصناف الشاشة والجهاز والماوس والكيبورد والسماعات والسلك بتوريد مخزني لكي أتمكن من التركيب فالكمية لابد أن تكون موجودة في المخزن.
الدخول إلى شاشة مكونات الأصناف المركبة من المدخلات الأساسية للمخزون وفتح شاشة مكونات الأصناف المركبة وإنزال الأصناف كما في الشاشة.
انزل جهاز الكمبيوتر أو صنف آخر مركب في أعلى الشاشة
في الشاشة انزل كل الأصناف التي يحتويها الصنف المركب وأدخل الكمية أي عند التركيب سوف يحجز الكمية المختارة تحت اسم الصنف المركب.
آخر خطوة هي أوامر تركيب الأصناف المركبة يتم الدخول إليها من عمليات إدارة المخزون.
إضافة ثم رقم المخزن اسم الصنف اضغظ F9 سيظهر لك اسم الصنف المركب اختاره وانتقل بالتاب افعل الكمية واضغط تاب سيظهر لك إجمالي الجهاز الواحد المكون من عدة أجزاء اضغط على رمز الفقاعة أسفل الشاشة أي حفظ التركيب ثم اذهب إلى التقارير لترى كمية الأصناف.
ستلاحظ أن الأصناف نقصت وزاد الصنف المركب جهاز الكمبيوتر 20 حبة بينما الأصناف البقية نقصت وفي المبيعات تستطيع بيع 20 حبة جهاز كمبيوتر أو 30 حبة بقية الأصناف أو 60 حبة السلك حسب الكمية المتوفرة.
التحويل المخزني
يستخدم التحويل لنقل بضاعة من مخزن إلى آخر في نفس الشركة ولابد أن تكون المخازن مطابقة للواقع وأن يتم التحويل في وقته ويشترط أيضاً أن تكون الكمية موجودة في المخزون المحول منه
التقارير-المخزن-طباعة
ستلاحظ أن الكمية موجودة بالمخزن 1 قد نقصت وزادت الكمية في المخزن 2
شاشة بيانات الأصناف التالفة
هي شاشة اختيارية تستخدم للرفع من لجنة الجرد إلى الجهات المختصة بالتالف وسبب التلف لا تؤثر هذه الشاشة على المخازن بالزيادة أو النقص.
التسوية المخزنية هي لتعديل الكمية بالزيادة والنقص حسب الجرد
التسوية المخزنية لتعديل التكلفة حسب تغير السعر.
هكذا انتهينا من إدارة المخزون تم ضرب الأمثلة وإنزال الشاشات موضح عليها تطبيق الأمثلة لتستفيد منها
يجب عليك ألا تتقيد بما أضربه من أمثلة إنما هي أمثلة مختصرة يجب عليك أن تتطبق أمثلة أخرى تراها مناسبة , ويجب عليك قبل البدء بالنظام أن تخطط لكل شيء قبل البدء.
دروس سابقة: