إدارة الحسابات-المدخلات، في مدخلات إدارة الحسابات، في النظام المحاسبي المتكامل نتعرف على أهم شاشة في النظام والتي من دونها لا يمكن الاستمرار في عملية التهيئة. هذه الشاشة هي الدليل المحاسبي فيها يتم تعريف كل الحسابات التي نحتاجها لإجراء العمليات الحسابية المختلفة.

أقسام الدليل المحاسبي

الحسابات الرئيسية: هي تلك الحسابات التي تنشأ منها الحسابات الفرعية

بمعنى أوضح الحسابات الرئيسية يمكن تفريع حسابات اخرى منها

الحسابات الفرعية: وهي الحسابات التي لا يمكن تفريع حسابات منها ولكن عند العمل لا يظهر إلا الحساب الفرعي ولا نستطيع العمل على حساب غير فرعي لان الرئيسي عبارة عن مجمع للحسابات الرئيسية ونستطيع اظهاره في تقارير الأرباح والخسائر والميزانية العمومية.

قبل إدخال الدليل المحاسبي لا بد من عمل خطوتين تعريف العملات، هذا اجباري أما الشيء الاختياري وهو مهم أيضا تحديد رتبة الحساب الفرعي حسب طول الدليل ونحن غالبا نستخدم الرتبة الخامسة رتبة فرعية.

كيف يتم ادخال الدليل المحاسبي ؟

أولاً تحديد العملة

• يتم الدخول علي تهيئة النظام في إدارة الحسابات ثم العملات كما في الشاشة.
• 
• يتم تحديد العملة محلية أو أجنبية وسنقوم بإضافة العملة الأجنبية كالتالي:

إضافة-العملة-الفكة-سعر التحويل, أما الحد الأعلى والأدنى اختياري يتم تحديده لنتقيد به عند عمل العمليات

• نقوم بتحديد رتبة الحساب الفرعي كالتالي:

من تهيئة النظام في إدارة الحسابات-المتغيرات تظهر هذه الشاشة

• قم بعمل تعديل ثم اختار رتبة الحساب الفرعي ثم حفظ

رقم الحساب 1

الحساب الرئيسي 0

• نكمل بقية البيانات كما في الشاشة تلاحظ الرتبة في الدليل تتغير حسب تغير المستوى من الأول الى المستوى الرابع رئيسي اما المستوى الخامس فرعي حسب الشرح السابق.

هذه أهم شاشة في الدليل المحاسبي في الأجزاء القادمة سأتطرق إليها أكثر.

إقرأ أيضا: النظام المحاسبي المتكامل 1

مراكز التكلفة

ما زلنا نخطو بخطوات حريصة لاستكمال تهيئة النظام

تحدثنا قبل ذلك عن أهم شاشة وهي الدليل المحاسبي واليوم سأتحدث عن شيء ليس مهما في كل المجالات ولكن يستخدم في عملية تقسيم الحسابات في التقارير فقط إنها مراكز التكلفة يتم من خلالها العمل على نظام واحد ولكن عند إدخال العمليات يتم اختيار رقم مركز التكلفة وهكذا يقوم النظام بحفظ العمليات لكل مركز دون التأثير على الحسابات ونستطيع بالتقارير اظهار أرباح وخسائر أو ميزانية عمومية لكل مركز لحاله وغالبا ما يستخدم في شركات المقاولات أو في محلات تكون الحسابات فيها بالمركز الرئيسي لمحلات مختلفة.

كيف يتم ادخال مراكز التكلفة ؟

من المدخلات الأساسية في إدارة الحسابات- مراكز التكلفة تظهر هذه الشاشة.

• اضافة
• رقم المركز 0
• المركز 1
• اسم المركز المشاريع
• نوع المركز رئيسي كي نستطيع التفريع  منه ثم حفظ ثم نفعل إضافة مرة أخرى ونكتب رقم المركز 11 المركز 1 ثم مشاريع الحصبة نوع المركز إما رئيسي كيف نفرع منه عدة مشاريع في الحصبة أو فرعي إذا كان مشروع واحد فقط وهكذا نكمل بقية التهيئة على نفس النمط.

الصناديق

هذه الشاشة مهمة جداَ بدونها لا أستطيع عمل سند صرف أو قبض إلا بعد تحديد رقم حساب الصندوق في هذه الشاشة

كيف يتم تعريف الصناديق ؟

بعد النقر على الصناديق تظهر هذه الشاشة

ثم نذهب إلى سند الصرف الذي سأتحدث عنه عند الوصول

إليه سنلاحظ رقم الصندوق أو أي صندوق تم تعريفه في هذه

الشاشة موجود فقط دون غيرها من الحسابات.

البنوك

البنوك هي نفس شاشة الصناديق يتم إنزال رقم حساب البنك بدلا من رقم حساب الصندوق.

الأرصدة الإفتتاحية

هي شاشة يتم من خلالها إضافة الأرصدة الافتتاحية لشركة لها أرصدة يدوية أي شغالة في السوق من قبل وهذه الشاشة مهمة في هذه الحالة فقط, أما إذا كانت الشركة جديدة لا يتطلب الدخول إلى هذه الشاشة, يتم إنزال الحسابات كاملة بالنقر مرتين على الشاشة أو بحث عن الحساب بالضغظ على زر F9 وإنزاله بالنقر على الحساب ثم عمل إضافة وإدخال المبلغ مدين أو دائن, بعد الحفظ يظهر سهم أخضر تصعيد الأرصدة تضغط عليه.

أما كيف نعدل الرصيد الافتتاحي لحساب موجود من قبل: نضغظ رمز القلم ثم بحث F9 نكتب اسم الحساب في خانة الاسم وننزل الحساب بالنقر عليه وثم تعديل ونعدل المبلغ السابق ثم حفظ رمز الفلوبي ثم تصعيد.

الموازنة التقديرية

الموازنة التقديرية يتم في هذه الشاشة إنزال  الحساب وغالبا ما يكون مصروف ثم كتابة المبالغ المتوقع صرفها في الأشهر القادمة ثم يتم مطابقة ما تم تقديره كمصروف وبين ما تم صرفه فعلا والنظر الى ما يسمى الإنحراف بالزيادة أو النقص وننظر الى سبب الزيادة أو النقص ومعالجته وعمل موازنة تقديرية أخرى للأشهر التالية.

كيف يتم انزال الحساب الى شاشة الموازنة التقديرية والعمل فيها: نحدد الزيادة في المصروف حسب الشهر الأول 100000 ثم النسبة ثم توزيع تظهر المبالغ كما في الصورة

أو نحدد حسب الشهر السابق ونضغط توزيع تظهر مبالغ مختلفة

بالإعتماد على الشهر الأول 100000 يزيد 10 % للأشهر كاملة دون تغيير

أما بالإعتماد على الشهر السابق يقوم النظام بزيادة 10% حسب الشهر الذي قبله مباشرة وننظر أيهما أفضل.

إقرأ أيضا: النظام المحاسبي المتكامل 1