النظام المحاسبي المتكامل ، هو الإصدار السابع أحد إصدارات شركة يمن سوفت وسيكون تركيزنا أكثر على الجانب العملي أما النظري فبشكل بسيط نسرده ليستفيد القارئ لهذا الموضوع.
الأهداف
- شرح كل شاشة في النظام بشكل مختصر من البداية حتى النهاية وكيفية استخدامها.
- ذكر أهم المعوقات أمام الطالب في فهم النظام المحاسبي.
- الوصول إلى أهم هدف وهو أن يستفيد الطالب أو المطلع على الموضوع المذكور.
- لن ترى شيء عملي يفيدك بشكل تستغني به عن المدرب, سأحاول فعل ذلك.
- هناك نقاط كثيرة سنقوم بشرحها لك بناء على خبرة في التدريب والعمل أيضاً.
- كمستخدم للنظام يجب أن يكون عندك معرفة باسخدام الكمبيوتر فقط لتشتغل في المبيعات أو يكون لك صلاحيات محددة في النظام، أما إذا كنت محاسب فعليك أن تفهم كل شيئ في المحاسبة قبل البدء.
إقرأ أيضا:
- إدارة المدخلات (النظام المحاسبي المتكامل
- قيود اليومية (النظام المحاسبي المتكامل)
- إدارة المخزون (النظام المحاسبي المتكامل)
- إدارة المشترايات (النظام المحاسبي المتكامل)
أولاً
بعد تحميل النظام من قبل المهندس تظهر لك أيقونة في سطح المكتب بعلامة زرقاء بحرف (K) قم بالضغط عليها مرتين بالماوس
بعد النقر مرتين تظهر الشاشة التالية فيها السنة ورقم الفرع ورقم المستخدم وكلمة المرور ادخل البيانات حسب الفرع الموجود سابقا لتدخل إليه؟ ومن هذا الفرع ستقوم بالعمل عليه أو تفتح فرعِ آخر تهيئة انت حسب النشاط.
بالضغظ على موافق تظهر لك الشاشة الرئيسية التي سنقوم بالدخول منها إلى الإدارات المختلفة للنظام وهي
إدارة الحسابات وإدارة المخازن وإدارة المشتريات وإدارة المبيعات.
أولاً وقبل أن نشرح الإدارات المختلفة للنظام لابد أن تتعلم كيفية فتح فرع جديد ليتم تهيئته من البداية حتى النهاية
من الشاشة الرئيسية للنظام نقوم بالدخول على إدارة النظام –تهيئة النظام –الفروع-الفروع المرتبطة
تظهر بعد ذلك الشاشة التالية
قم بكتابة البيانات كما هو موضح بالشاشة وسترى على الجانب الشمال عدة خيارات اختار منها ما يناسبك إذا كان الفرع الجديد بياناته نفس السابق أو لا تقم بالضغط على أي خيار ليكون الفرع جديداً تهيئه أنت حسب الحاجة وستظهر لك الشاشة التالية بعد الحفظ تبين أن فرعك الجديد قد حفظ
أولاً: إدارة الحسابات
سأشرح لك عزيزي القارئ بداية عن إدارة الحسابات والأشياء التي سأستفيد منها في هذه الإدارة (إدارة الحسابات) سيتم إدخال الدليل المحاسبي وتعريف كل الحسابات فيه من أصول وخصوم ومصروفات وإيرادات وستكون شاشة الدليل المحاسبي شاشة إجبارية يجب الدخول إليها لتعريف أي حساب جديد
أيضا سيتم إدخال الأرصدة الافتتاحية من السنة السابقة أو الشهر السابق حسب تاريخ إدخال النظام
وسيتم عمل سندات الصرف والقبض وقيود اليومية ,هذا بالنسبة للعمليات أيضا سأقوم بعمل تسوية بنكية لأي كشف بنكي أتعامل معه لتسوية الفوارق إن وجد وأقوم بعمل إشعارات مدينة ودائنة وفي هذه الشاشة سأجد شاشة مهمة جداَ وهي شاشة الترحيل لأي عملية تمت في أي إدارة أخرى ولا يتأثر أي حساب إلا بالترحيل ماعدا الكميات الموجودة في المخزن فهي تتأثر بمجرد حفظ العمليات التي سأشرحها لك فيما بعد.
في إدارة الحسابات نبدأ بالضغط على التهيئة ستنسدل قائمة من ضمنها المتغيرات نقوم بالضغط عليها
- توزيع التسديدات أليا يعني أن هناك شاشة يتم الدخول إليها لتوزيع الدين على العميل والمبلغ التي يتوجب عليه دفعه كقسط شهري أو حسب الفترة المتفق عليها.
- استخدام قيود تحت الانتظار أي عمل قيد ومن ضمن الخيارات التي ستظهر في قيود اليومية عند التأشير على هذا الخيار (قيد تحت الانتظار)يمكن حفظه ولا يمكن ترحيله ويقبل النظام بحفظ قيد تحت الانتظار حتى لو كان من جانب واحد ونعود إليه فيما بعد لإكمال القيد وإلغاء إشارة قيد تحت الانتظار وحفظه ثم ترحيله ليتأثر كشف الحساب بالترحيل.
- التعامل مع العملات الأجنبية. أي يسمح لك النظام بإضافة عملة أو أكثر غير المحلية والتعامل بها أيضا.
- طباعة نموذجين لقيود اليومية.أي شكل القيد عند الطباعة يظهر لك عدة نماذج لتختار النموذج المناسب ليظهر بالورقة بعد طباعتها.
- استخدام أنواع الوثائق في القيوم. أي تقسم القيود اليومية إلى مجموعات يسهل الاستعلام عنها بالتقارير كل مجموعة لحالها مثلا قيود المرتبات –قيود شراء أصول-قيود جزاءات وهكذا.
- الترحيل لحساب الترويج في المبيعات. عند التأشير على هذا الخيار الكميات المجانية التي تمنحها للعميل في فاتورة المبيعات يقوم النظام بترحيلها آليا إلى حساب الترويج.
- اظهار تقارير قيود اليومية في اليومية العامة. أي عندما تستعرض تقارير اليومية العامة تستطيع إظهار تقرير بقيود اليومية من هذا التقرير.
- السماحية بإدخال قيود تسوية فوارق عملة.أي يسمح لك النظام بإدخال قيد فوارق العملة يدويا من قيود اليومية بإظهار أيقونة فوارق العملة لتأشر عليها ومن ثم عمل القيد وترحيله, أيضا تستطيع عمل القيد آليا عند الاقفال الشهري يظهر لك خيار إقفال فروق العملة للعملات الأجنبية تقوم بالتأشير عليه وإقفال الشهر يقوم النظام بعمل القيد آليا.
- اظهار عمود للنسب للجانب الدائن في قيود اليومية أي يظهر لك نسبة بالجانب الدائن تكتب النسبة يقوم بإظهار المبلغ مخصوما من الجانب المدين كل حساب حسب النسبة المراد خصمها وغالبا ما تستخدم لاحتساب الأرباح السنوية.
- الحساب الرئيسي غير متضمنا في الحساب الفرعي,لا تقم بالتأشير على هذا الخيار فهو يعني ربط الحساب الفرعي بأي حساب رئيسي لا يتبعه.
- إدخال المقابل المحلي للمبلغ الأجنبي يدويا في السندات والقيود,أي تستطيع تعديل سعر الصرف من السند نفسه فبمجرد تعديل المبلغ المحلي يتغير سعر الصرف دون التأثير على المبلغ الأجنبي ويتم تعديل السعر بشرط ألا يزيد أويقل عن الحد الأعلى والأدنى.
- رتبة الحسابات الفرعية, نختارها حسب طول الدليل ولا يمكن بعد ذلك أن تختار حساب فرعي من فرعي اختار رتبة الحساب بحرص ليكون الدليل المحاسبي سهل ويتناسب مع نشاطك, وهذا الخيار مهم بعد تحديد العملات لإدخال الدليل المحسابي بنسق واحد ورتبة فرعية واحدة.
وسنجد من ضمن الخيارات تهيئة العمليات اقرأها بنفسك في سهلة الفهم.
الفترات المحاسبية
قم بالنقر عليها ستظهر الشاشة التالية
في هذه الشاشة هناك رسالة تظهر عند ادخال الدليل مكتوب فيها يجب تشغيل تاريخ النظام قم أولا بالدخول إلى هذه الشاشة وتحديد تاريخ البدأ والنهاية لتشغيل النظام فأحيانا تكون هذه الشاشة فارغة تسبب ظهور رسالة يجب تشغيل تاريخ النظام قم بالتعديل ثم ادخال الفترة ثم احفظ لتظهر لك الأشهر متوالية حسب الشاشة.
هناك شيئين في هذه الشاشة (موقف)(مغلق)
بالنسبة لموقف إذا كنت تريد توقيف أي شهر فيه مشاكل أو تحت المراجعة ولا تريد لأحد أن يفعل أي شيئ فيه
أما مغلق فيعني أن هذا الشهر مقفل أي مقفل من الاقفال الشهري.
العملات
هذه الشاشة إجبارية لابد من الدخول إليها وتعريف العملة المحلية والأجنبية ولا يمكن الدخول إلى الدليل إلا بعد تعريف العملات.
ستلاحظ أن تم إضافة عملة كيف تم ذلك قم بالضغط على الملف الأخضر اللذي يندمج مع علامة الزائد الخضراء ثم قم بكتابة اسم العملة ورمز العملة والفكة ثم قم بالتأشير على عملة محلية ثم احفظ والعملة المحلية تقوم باختيارها لتكون تقارير الحسابات الختامية بهذه العملة ,والعملة المحلية لتكون سوى عملة واحدة لا يمكن تعديها إذا احتوت على عمليات
وقم بعمل إضافة مرة أخرى ونفس الخطوات لكن قم بالتأشير على عملة أجنبية لأن النظام لن يقبل منك عملة محلية أخرى
مجموعة الحسابات
اتقر على هذا الخيار تظهر لك الشاشة التاليه
قم بتحديد مجموعة الحسابات التي تريد أن تظهر لك في التقارير فعند إدخال الدليل يوجد خانة اسمها المجموعة قم بادخال الحساب ثم ربطه مع أي مجموعة ليظهر لك التقرير حسب المجموعة التي تريد وهذه الشاشة اختيارية لكن يتم الاستفادة منها في التقارير فقط
مجموعات مراكز التكلفة
قم بادخال مجموعة مراكز التكلفة الصورة أو قم باختيار تسميات حسب المجموعات التي تريهدها وغاليا ما تستخدم في شركات المقاولات.
أنواع القيود اليومية
هذه الشاشة اختيارية وستصبح إجبارية في التأشير من المتغيرات على خيار استخدام أنواع الوثائق في القيوم ويعني تقسم القيود إلى أنواع مختلفة حسب الاحتياج لها قم بالإضافة حسب الشاشة وبعد ذلك قم بإضافة مجموعة أخرى في أي وقت
الحسابات الوسيطة
هذه الشاشة مهمة عند الترحيل فلابد من إنزال كل الحسابات إلى هذه الشاشة كل حساب حسب الموجود في الشاشة قم بالضغط على F9 ثم البحث على الحساب المراد إنزاله ثم اضغط على أنتر ENTER ثم حفظ
والملاحظ في هذه الشاشة أنه عند الحفظ لا تظهر رسالة تنبهك بأنه تم الحفظ لكن تم حفظه بالفعل قم بالخروج من الشاشة والدخول إليها مرة أخرى سترى كل شيء قد حفظ.
ختام
هذا كان كل شيء بشكل مختصر ومفيد متعلق بفتح فرع جديد وتهيئة جزء من إدارة الحسابات وسنكمل لك باقي المواضيع المتعلقة بالمدخلات الأساسية والعمليات وغيره في الصفحات القادمة.
إقرأ أيضا: شرح النظام المحاسبي المتكامل 2